Rakentava palaute – miten se omasta mielestäsi meni?

Valmistauduitko hyvin? Huomioit jokaisen yhteisen keskustelu kohdat erikseen? Rakentelit palautteenantomallia ja käsikirjoitit palautteesi sen mukaisesti. Silti jännitti itse keskustelu.  

Mielessäsi pyöri ajatuksia vastaanottavan ihmisen mahdollisesta loukkaantumisesta, vastaväitteistä, sulkeutumisesta. Et saa viestiäsi oikein perille ja jäät paikallaan polkevan keskustelun jälkeen istumaan, katseen harhaillessa sateisessa maisemassa ja mietit; ”Miten olisin voinut toimia toisin?” 

Vielä illalla kotona kannat syyllisyyttä, harmia ja surua. Miksi viestisi - saanhan auttaa sinua - kääntyikin melkein suoraksi konfliktiksi toisen poistuessa huoneesta ovet paukuen.  

Mistä ja miten keskustellaan - valmistaudu huolellisesti  

Kun valmistaudutaan rakentavan palautteen antamiseen, on hyvä ymmärtää, että silloin liikumme ihmisen piilossa olevalla herkällä maastolla. Monet piilottavat nämä herkät ja haavoittuvat alueensa jopa itseltään. Puolustautumisen varoituksena he heijastavat defenssimaisia viestejä ympäristöönsä. Näin he suojelevat itseään – mikä ihmisyydessä on täysin luonnollista.  

Joten, valmistaudu huolellisesti ja annathan myötätunnon olla vallitseva tunnetilasi.  

Mieti tarkkaan, mitä haluat sanoa ja miten? Kirjoita ylös pääkohdat, jotta et unohda mitään tärkeää ja oleellista. Tämä auttaa sinua pysymään asiassa ja välttämään vastapuolen puolustavia tunteenpurkauksia. Carol Dweckin tutkimukset osoittavat, että hyvä valmistautuminen sekä selkeä viestintä voivat edistää henkilökohtaisen kasvun asennetta, jossa palautteen vastaanottaja näkee palautteen mahdollisuutena oppia ja kehittyä.  

Valitse oikea ajankohta ja paikka. Varmista, yhteistä tapaamista varatessasi, riittävän pitkä aika yhteiselle keskustelulle. On tärkeää, että palautteen vastaanottajalla on aikaa ja tilaa kuunnella sinua ja pohtia sisältöä rauhassa. Yksityinen ja rauhallinen ympäristö on usein paras vaihtoehto, jotta keskustelu voi sujua rakentavasti. Amy Edmondson puolestaan toteaa tutkimukissaan psykologisesta turvallisuudesta, että turvallinen ympäristö on äärimmäisen tärkeää, jotta palautteen vastaanottaja kykenee ottamaan palautteen vastaan avoimin mielin, ilman pelkoa.  

Miten viestit – sitä saat takaisin 

On varsin kohtalokasta aloittaa keskustelu luettelemalla, mitä tai missä tilanteissa toinen on käyttäytynyt väärin. Miten itse vastaanottaisit tämän tyyppisen viestinnän? 

Empatian näkökulmasta asiaa tarkasteltuna. sen sijaan, että sanoisit “Sinä teit väärin”, voit sanoa “Minusta tuntui, että tämä asia ei mennyt hyvin”. Tämä vähentää puolustautumisen tarvetta ja auttaa vastaanottajaa ymmärtämään näkökulmasi. Dweckin kasvun asenteen teoria tukee tätä lähestymistapaa, sillä se auttaa vastaanottajaa keskittymään oppimiseen ja kehittymiseen syyttelyn sijaan.  

 Syyttelyn sijasta, toisen ihmisen kunnioituksen ja arvostuksen sisältämä viestintä  auttaa myös sinua selkeyttämään omia tunteitasi ja tarpeitasi. Kun keskityt siihen, miten keskustelun kohteena oleva tilanne vaikutti sinuun, annat vastaanottajalle mahdollisuuden nähdä asiat sinun näkökulmastasi. Puolueeton pohdita tuottaa oivalluksia omasta käyttäytymisestä, eikä sitä tarvitse hävetä eikä piilottaa. Oivallukset auttavat miettimään, miten voisi toimia toisin tulevaisuudessa. Häpeä ja pelko katoavat ja tilalle on syntynyt oppimista ja oivaltamista.  

Ole konkreettinen ja tarkka  

 Rakentava palaute on konkreettista, johdonmukaista ja tarkkaa. Vältä yleisiä ja epämääräisiä kommentteja, kuten “Teit huonosti”. Sen sijaan, kerro tarkalleen, mikä meni pieleen ja miksi. Esimerkiksi: “Huomasin, että raportissa oli useita kirjoitusvirheitä, mikä vaikeutti sen lukemista.”  

 Dweckin tutkimukset puolestaan osoittavat, että konkreettinen palaute auttaa yksilöitä ymmärtämään tarkasti, mitä heidän tulisi parantaa, ja edistää heidän kasvun asennettaan. Konkreettisuus auttaa vastaanottajaa ymmärtämään, ettei hän ole huono tai osaamaton ihminen. On vain yksi tai kaksi asiaa, mitä olisi hyvä parantaa. Vastapuolelle tärkkuus ja selkeys osoittavat, että olet kiinnittänyt huomiota yksityiskohtiin ja että palautteesi perustuu faktoihin eikä pelkkiin tunteisiin.  

Miten voin olla sinulle avuksi? 

 Pelkkä rakentava palaute ei ole kehittävää, ellei siihen liity myös ehdotuksia parannuksista. Kun annat palautetta, kysy aina, miten sinä voisit olla hänelle avuksi? Älä siis ensimmäisenä tarjoa  

konkreettisia ratkaisuja ja ehdoslistaa, miten asiat voitaisiin tehdä paremmin. On kiistatonta, että luottamuksellisessa keskustelussa vastapuoli kyllä osaa kertoa, mitä hän sinulta toivoo. Samalla toteutat ihmisissä olevaa neljää tarvetta: tulla kuulluksi ja nähdyksi, kunnioitetuksi ja arvostetuksi. Parempaa lahjaa et toiselle voi antaa. Haastava keskustelu päättyykin positiiviseen ilmapiiriin ja kannustaa vastaanottajaa ottamaan palautteen vastaan avoimin mielin.  

Vahvistat myös psykologista turvallisuutta sillä Edmondsonin tutkimukset osoittavat, että tuki ja apu edistävät luottamusta, mikä on olennaista koko tiimin menestykselle.  
 

Yhdessä oppimisen matkalla 

Rakentava palaute ei saa päätyä yhteen keskusteluun. On tärkeää, että te yhdessä sovitte seurannan sisällöstä; milloin seuraavan kerran tapaatte ja miten asiat ovat edenneet.  

Tämä osoittaa sanojen lisäksi, että olet sitoutunut auttamaan vastaanottajaa kehittymään pitkällä aikavälillä.  Jatkopalautekeskustelu parhaimmillaan auttaa sinua näkemään, onko alkuperäinen palaute otettu huomioon ja onko parannuksia tehty. Tämä luo jatkuvan kehityksen kulttuurin ja auttaa kaikkia osapuolia saavuttamaan parempia tuloksia. Palautteen antamisesta syntyykin uusia ulottuvuuksia; kuten palautteiden luonnollinen pyytäminen, antaminen  ja vastaanottaminen. Tämä puolestaan auttaa koko tiimiä toimimaan itseohjautuvammin, joka lisää tiimin motivaatiota, yhteisöllisyyttä ja osaamista.  

Jos tarvitset apua johtamiskoulutuksessa tai haluat oppia lisää rakentavan palautteen antamisesta ota yhteyttä!

Pohditaan yhdessä palautekulttuurin rakentamista ja rakennetaan tiimeistäsi huippuja.