Valvoisit vähän!

Suunnittelu, toimeenpano, valvonta ja jatkuva parantaminen. Johtamisesta tiedetään, puhutaan ja sitä harjoitetaan. Usein intohimoisesti. Yksi joukosta ei kuitenkaan tunnu sopivan intohimon kohteeksi. Ihan turhaan, kirjoitan minä.

Suunnittelun kehysmalleja ja filosofioita päivitetään jatkuvasti, jotta kuva tavoitteesta ja toimenpiteet sen saavuttamiseksi olisivat jokaiselle kirkkaat. Tarvitaan ratkaisevaa toimeenpanon taitoa eli volitiota. Jatkuva oppiminen ja kehittyminen ja siten toiminnan parantaminen ovat myös tunnettua johtamisaluetta ja kaikkien kannattamaa. Sitten on tämä edelläkin väliin jäänyt alue. Valvonta.

Kukapa kontrollia kaipaisi, työn vapauden ja tekemisen ilon kahlitsijaa? Hetkinen. Mitä on kontrolli? Jokainen tunnemme käsitteen remote control eli etäohjauksen. Aivan niin. Kontrolli liittyy ohjaamiseen. Tästä päästään valvonnan määritelmään: kontrollilla eli ohjauksella ja valvonnalla lisätään todennäköisyyttä saavuttaa asetetut tavoitteet. Johtamisen ydintä tämäkin.

Ohjauksessa ja valvonnassa - kirjanpidosta strategiaan - kolme peruskontrollia on oltava kohdillaan: täsmäyttäminen, hyväksyminen ja vaarallisten työyhdistelmien välttäminen.

Vaarallisella työyhdistelmällä tarkoitetaan saman henkilön liian pitkää vastuuketjua eli peräkkäisiä työvaiheita tietyssä prosessissa. Sama henkilö toimii pääkirjanpitäjänä ja kassanhoitajana tai ostoprosessissa tilaajana ja vastaanottajana. Näihin yhdistelmiin liittyy väärinkäytösriski eli prosessin luotettavuustavoite ei toteudu. Sama vahingonvaara on johtamisessa: onko päätöksenteossa mukana riittävästi erilaisia henkilöitä keskustelemassa, haastamassa ja haastettavina?

Organisaation todellinen vaarallinen työyhdistelmä voisikin olla päätöksentekoon osallistuvien johtajien näkemysten vähäisyys ja yksipuolisuus.

Hyväksyminen rajoitetaan ajatuksissa usein pelkästään tositteiden kirjanpitokäsittelyyn, mutta kysymyksiä voidaan suunnata laajemminkin. Missä tietty merkittävä asia on oikeasti käsitelty ja hyväksytty? Millä sanamuodoilla ja liitteillä päätös kirjattiin? Oliko hyväksyminen organisaation hallinnointiperiaatteiden mukaista?

"Puheiden ja tekojen välillä on aina päätös ja hyväksyntä."

Vaarana ”hyväksymiskulttuurin” höltymisessä on johtamisen näkökulmasta epäselvästi tehtyjen päätösten lisäksi myös yksittäisten henkilöiden mielipiteiden, näkemysten ja toimintatapojen tulkitseminen organisaation virallisiksi päätöksiksi.

Täsmäyttäminen yhdistetään myös helposti vain kirjanpitoon ja varastojen saldoihin. Täsmäyttämisen tarvetta on muuallakin. Miten yksittäiset päätökset ja niiden toteutus täsmäävät vahvistettuun strategiaan? Onko toteutus alkuperäisen päätöksen mukaista vai perustuuko se eri tahojen omaan tulkintaan ja painotukseen? Ovatko päätökset johdonmukaisia organisaation julkistamien arvojen ja eettisten liiketoimintaperiaatteiden kanssa?

Johtaminen on puheiden, päätösten ja toiminnan täsmäyttämistä.

Valvonta tekee hyvää.

Kuka on Pekka Hannukkala?

Pekka Hannukkala on kokenut sisäisen tarkastuksen sekä hallinnointimenettelyiden, riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan asiantuntija. Hän on toiminut useammassa pörssiyhtiössä sisäisen tarkastuksen johtotehtävissä. Tehtäväkenttään kuuluu myös organisaatioiden compliance-toiminnan (vaatimustenmukaisuus) arviointi, johon sisältyvät nykyaikaisesti myös organisaation arvot ja etiikka. Hannukkala kokee saaneensa tähän nykyiseen ja varsinkin tulevaisuuden painoalueeseen runsaita eväitä Novetoksen asiantuntijoilta ja julkaisuista. Pekka pitää mökkeilystä ja sanoilla leikittelystä.