Missä päätökset syntyvät?

Monilla työpaikoilla pohditaan kuumeisesti, mitä uusi normaali on ja millaisia ovat viisaat ja uudenlaiset työn tekemisen tavat. Oletteko kuitenkaan pohtineet, mitä uusi normaali tarkoittaa päätöksen tekemisen näkökulmasta? Missä päätöksiä tehdään? Millainen päätöksenteko palvelee työtänne, tiimiänne ja koko organisaatiotanne uudessa normaalissa?

• Muistatko vielä, miten teillä tehtiin päätöksiä ennen voimakasta etätyön aikaa?
• Onko koronapandemian aikana päätöksenteon tavat muuttuneet?
• Onko teillä pohdittu, millaiset päätöksenteon prosessit tukevat tavoitteitanne?
• Tunnistetaanko teillä paikat, joissa ihmiset pääsevät vaikuttamaan päätöksentekoon?
• Missä päätökset kypsyvät, epävirallisissa kohtaamissa vai palavereissa?
• Onko teillä sovittuja käytäntöjä päätösten tekemisessä?
• Muuttuuko päätöksenteon ja vaikuttamisen foorumit, jos työskennellään hybridimallissa, jossa osa on etänä ja osa läsnä?

Käännymme mielellämme niiden puoleen, joilta tiedämme saavamme apua ja joiden kanssa koemme vuorovaikutuksen sujuvan luontevasti. Saatamme vältellä neuvon pyytämistä ihmiseltä, jolla tiedämme olevan tietoa askarruttavaan kysymykseemme, mutta jonka koemme henkilönä etäiseksi. Työn tohinassa on helppoa kääntyä tutun ja turvallisen kollegan puoleen, sen sijaan, että miettisimme kenellä olisi eniten tietoa tai uusia näkökulmia kiperään pulmaamme.

Teimme kollegani Marjo Itäahon kanssa tutkimuksen Korona-ajan vaikutus esimiestyöhön kesällä 2020. Tutkimukseemme osallistujat kertoivat, että he ovat olleet positiiviseesti yllättyneitä, kuinka työntekijät ovat ottaneet isoja loikkia itseohjautuvuuden suuntaan. Samanlaista viestiä olemme kuulleet monista organisaatioista. Tämä on ilahduttava tieto: ihmiset ovat alkaneet tekemään enemmän itsenäisiä päätöksiä työssään. Monet ovat kokeneet, että lisääntynyt autonomia on tuonut lisää työtyytyväisyyttä ja motivaatiota. Olemme kuulleet myös toisenlaisia tarinoita. Osalla ahdistus ja yksinäisyyden tunne on lisääntynyt sekä esihenkilöiltä ja kollegoilta saatu sparraustuki on vähentynyt. Osa työntekijöistä kokee kuormittavaksi, kun ”kaikki pitää päättää ja pähkäillä itse”. Monet kokevat saavansa päätöksiinsä varmuutta, kun voivat huikata toimistolla sermin yli kollegalle: ”Miltä kuulostaa, jos etenisin näin?”, ”Hyvältä, anna mennä!” Näitä pieniä ja niin tärkeitä vahvistuksia ja kannustuksia on etätyössä vähemmän kuin läsnätyössä. Tutkimuksemme pohjalta laadimme myös Onnistu etäjohtamisessa -oppaan, johon koostimme näkökulmia siitä, miten turvata tuottava ja hyvinvointia vaaliva arki jatkossakin.

Mitä päätöksenteko tarkoittaa hybridityössä? Onko vaara, että näkökulmamme kapenevat entisestään ja piirimme pienenevät läsnäkohtaamisten vähetessä? Tutkimuksessamme nousi sille, että osalle myös etänä työskennellessä avun pyytäminen ja kontaktin luominen on luontevaa ja helppoa, osalla taas kynnys kasvaa ja itsensä näkyväksi tekeminen on hankalampaa. Kysymmekö ja osallistammeko helpommin ne ihmiset päätöksen tekemiseen, jotka ovat enemmän esillä ja kontaktissa? Onko riski, että unohdamme hiljaiset ja Teams-palavereissa näkymättömät, joilla voisi olla tärkeätä annettavaa?

Monet päätökset ovat monimutkaisia ja vaikeita. Viisautta onkin pallotella ja sparrailla niitä muiden kanssa. Entisessä normaalissa pallottelua tapahtui paljon toimiston käytävillä ja kahviautomaatilla. Näillä spontaaneilla pikapalavereilla on ollut paikkansa. Reilu kuukausi takaperin Helsingin Sanomat (6.4.2021) kertoi The Wall Street Journalissa julkaistusta tutkimuksesta, jossa etätyöntekijät arvioivat, että heidän roolinsa merkittävien päätöksien tekemisessä on vähäisempi kuin toimistolla työskentelevien. Paikan päällä toimivilla työntekijöillä on enemmän vaikuttamisen mahdollisuuksia, koska monet päätökset tehdään nopeasti ja etenemisvaihtoehtoja pohditaan niiden kanssa, jotka ovat helposti tavoitettavissa – eli useimmiten samalla toimistolla. Toimiston käytävillä käydyillä keskusteluilla on enemmän merkitystä, kun ensin hoksaammekaan. Näissä keskusteluissa muodostuu mielikuva ihmisten panostuksesta yhteisvastuullisiin päätöksiin ja halukkuus ottaa vastuuta asioista laajemminkin. Onko olemassa riski, että etänä työskentelevät jäävät ulkopuolelle tärkeistä päätöksistä? Samaisessa Helsingin Sanomien jutussa kirjoitettiin myös, että ihmiset, joita ei näy toimistolla voidaan leimata vähemmän tärkeiksi. Ihmiset, jotka eivät ole meille näkyvissä, joiden kanssa emme kohtaa ja vaihda ajatuksia, eivät ole ensimmäisenä mielessä, kun pohdimme, kenen kanssa olisi hyvä keskustella tärkeästä päätöksestä.

Tässä muutamia näkökulmia, joita kannatta pohtia, jos teillä työskennellään hybridimallilla:

• Miten huolehditaan, että kaikilla on mahdollisuus osallistua päätöksiä edeltävään vaihtoehtojen puntarointiin ja sitä kautta vaikuttaa myös päätöksiin?
• Onko päätöksiin tarvittavat taustatiedot kaikille tasapuolisesti saatavilla ja kaikkien tiedossa?
• Mikä on yhteinen ymmärrys päätöksentekoprosessista?
• Miten huolehditaan, että ihmiset tuntevat toisiaan ja kynnys sparrailla on matala?
• Millaiset valmiudet esihenkilöillänne on osallistaa tiimiläisiä ja saada erilaisia näkökulmia yhteiseen tarkasteluun?

Oltiinpa läsnä, etänä tai hybridimallissa, ihmisillä on halukkuutta nyt ja tulevaisuudessa osallistua päätöksentekoon. Luomalla foorumeita ja tilaa yhteiselle keskustelulle saatte aikaan parempia päätöksiä.

--

Voinko olla avuksi?

Blogin kirjoittaja Hanna Poskiparta oivalluttaa tunnistamaan itselle, työyhteisölle ja organisaatiolle merkitykselliset asiat. Hän herättelee asiakkaita löytämään rohkeutensa ja vahvuutensa, katsomaan asioita uudesta näkökulmasta, luomaan selkeitä tavoitteita ja tukee löytämään askelmerkit onnistumisen tielle.