Kuinka luoda avoin ja kannustava ilmapiiri kommunikoinnille?

Kommunikointi, eli ”yhteiseksi tekeminen ja jakaminen” alkuperäisen merkityksen mukaisesti, on avainasemassa menestyvän tiimin ja organisaation rakentamisessa. Avoin ja kannustava ilmapiiri kommunikoinnille voi parantaa työntekijöiden sitoutumista, lisätä luovuutta ja edistää ongelmanratkaisua. Mutta kuinka luoda tällainen ilmapiiri? Tässä muutamia vinkkejä parempaan vuorovaikutukseen. 

Luottamuksen rakentaminen 

Luottamus on kaiken tehokkaan kommunikoinnin perusta. Ilman luottamusta ihmiset eivät uskalla jakaa ajatuksiaan tai huoliaan. Luottamuksen rakentaminen alkaa rehellisyydestä ja avoimuudesta. Johtajien, näkyvimpinä toimijoina organisaatioissa, tulee toimia esimerkin näyttäjinä hyvästä kommunikaatiosta. Se toteutuu myös olemalla helposti lähestyttävä, sekä valmis kuuntelemaan työntekijöiden huolia ja ajatuksia. 

Esimerkillinen johtajuus tarkoittaa myös sitä, että johtajat ovat valmiita ottamaan vastaan palautetta ja oppimaan siitä. Kun työntekijät näkevät, ja erityisesti kokevat, että johtajat ovat avoimia ja rehellisiä, he ovat todennäköisemmin itsekin avoimia ja rehellisiä kommunikoinnissaan. Amy Edmondsonin tutkimukset osoittavat, että johtajien esimerkillinen toiminta ja avoimuus ovat keskeisiä tekijöitä psykologisen turvallisuuden ja luottamuksen rakentamisessa tiimeissä. 

Luottamusta voi rakentaa seuraavilla tavoilla:  

1. Avoimuus näkyy tiedon jakamisena, henkilökohtaisten ajatusten ja tunteiden ilmaisemisena, sekä empaattisuutena toista kohtaan. 
2. Hyväksyminen tarkoittaa jokaisen ihmisen arvostamista, kuuntelemista ja kunnioittamista sellaisena kuin toinen on. 
3. Uskottavuus. Uskottavan henkilön tapa ilmaista asioita on selkeä ja johdonmukainen. 
4. Suoruus on sitä, että kohtaa ihmiset ja asiat suoraan uskaltaen ilmaista sekä positiivisia että negatiivisia asioita toista kunnioittavalla tavalla. 

Selkeät viestintäkanavat ja tavat 

Johtajuuskonsultin ja tutkijan, Peter Hawkinsin mukaan selkeät viestintäkanavat ja johdonmukainen viestintä ovat keskeisiä tekijöitä korkean suorituskyvyn tiimien rakentamisessa. Selkeät ja toimivat viestintäkanavat ovatkin olennaisia avoimen ilmapiirin luomisessa.  

Työntekijöiden tulisi tietää, miten ja missä he voivat jakaa tietoa ja saada palautetta. On myös tärkeää, että viestintäkanavat ovat helposti saavutettavissa ja niitä käytetään johdonmukaisesti. Kannattaa kysyä, keskustella ja sopia siitä, minkälaisia viestinnän tapoja ja kanavia käytetään erilaisten asioiden viestimisessä koko henkilöstölle. Viestikanavien käytön johtaminen on myös tärkeää, jotta sähköpostien, whatsappien, teamsien ynnä muiden välineiden käyttö ei lähde väärille urille jo tietoturvasyistäkin. 

Useasti luottamusta ja turvallisuutta parantaa se, että ihmisillä on mahdollisuus kysyä ja kommentoida asiaa sekä heti, mutta myös pienen sulatteluhetken jälkeen. Johtamisen yksi tärkeä elementti on aktiivinen viestintä, joka tarkoittaa tiedottamisen lisäksi ajassa ja hetkessä elämistä. Käytännössä tämä tarkoittaa erilaisiin kysymyksiin ja kommentteihin vastaamista mahdollisimman nopeasti. Oman aikataulun hallinnan ja oman jaksamisen kannalta kannattaakin luoda malli, jossa ihmiset tietävät, kuinka nopeasti he voivat odottaa saavansa vastauksen kysymyksiinsä. 

Jos tarvitset apua johtajuuskoulutuksessa tai haluat lisätietoja siitä, kuinka luoda avoin ja kannustava ilmapiiri kommunikoinnille, ota meihin yhteyttä. Me Novetoksella olemme valmiita auttamaan sinua ja organisaatiotasi menestymään.