Miten esihenkilö voi tunnistaa työkyvyn heikkenemisen ajoissa?

Työyhteisön hyvinvointi on aina ajankohtainen teema, ja esihenkilöillä on keskeinen rooli sen tukemisessa. Henkilöstön työkykyhaasteiden varhainen tunnistaminen on kriittistä sekä työntekijän että koko organisaation toiminnan kannalta. Esihenkilön valppaus ja toimintamallit voivat ratkaista, kehittyykö ohimenevä jaksamisen notkahdus pitkäkestoiseksi työkyvyn ongelmaksi. Valveutunut johtaja havaitsee muutokset ajoissa ja osaa puuttua niihin rakentavasti. Tässä artikkelissa tarkastelemme, kuinka esihenkilö voi havaita varhaiset merkit, milloin ja miten ottaa asia puheeksi sekä millaisia tukitoimia ja ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä voidaan hyödyntää.

Mitkä ovat ensimmäiset merkit työntekijän työkyvyn heikkenemisestä?

Työntekijän työkyky voi heiketä monista syistä, ja muutokset näkyvät usein ennen kuin asia tulee suoraan puheeksi. Työsuorituksen muutokset ovat usein ensimmäinen huomattava merkki. Aiemmin tarkka työntekijä saattaa alkaa tehdä virheitä, deadlinet venyvät tai työn laatu heikkenee. Tällainen muutos aiemmin luotettavan työntekijän toiminnassa on selvä signaali, johon esihenkilön tulisi kiinnittää huomiota.

Käyttäytymisen muutokset kertovat myös mahdollisista haasteista. Työntekijä, joka aiemmin on ollut sosiaalinen, saattaa vetäytyä omiin oloihinsa, vältellä yhteisiä tilaisuuksia tai reagoida poikkeuksellisen voimakkaasti palautteeseen. Myös muutokset ulkoisessa olemuksessa voivat kertoa jaksamisongelmista.

Poissaolojen lisääntyminen on selkeä hälytysmerkki - erityisesti jos kyseessä ovat toistuvat lyhyet poissaolot tai maanantaihin ja perjantaihin painottuvat sairastumiset. Poissaolokäyttäytymisen muutokset voivat kertoa esimerkiksi motivaatio-ongelmista, työuupumuksesta tai jopa mielenterveysongelmista.

Kommunikaation muutokset näkyvät arjessa monin tavoin. Työntekijä saattaa:

• Vetäytyä keskusteluista ja yhteisistä hetkistä
• Muuttua aiempaa kriittisemmäksi tai kyynisemmäksi
• Osoittaa välinpitämättömyyttä työasioita kohtaan
• Reagoida yliherkästi pieniin vastoinkäymisiin

Keskittymiskyvyn heikkeneminen näkyy esimerkiksi hajamielisyytenä palavereissa, tehtävien unohtamisena ja vaikeutena tarttua toimeen. Työntekijä saattaa myös kertoa uniongelmista tai jatkuvasta väsymyksestä, mikä voi heijastaa laajempaa jaksamisen haastetta.

Milloin esihenkilön pitäisi ottaa työkykyasiat puheeksi?

Työkykyasioiden puheeksiottamisessa ajoitus on ratkaisevaa. Varhainen tukeminen on aina parempi vaihtoehto kuin ongelmien pitkittyminen. Yleissääntönä voidaan pitää, että keskustelu kannattaa käydä heti, kun esihenkilö havaitsee jatkuvia tai toistuvia muutoksia työntekijän toiminnassa, jaksamisessa tai suoriutumisessa.

Optimaalinen hetki puuttumiselle on silloin, kun ongelmat ovat vasta kehittymässä, eivätkä ne ole vielä kasvaneet liian suuriksi. Usein esihenkilöt odottavat liian kauan toivoen tilanteen korjaantuvan itsestään. Kokeneet esihenkilöt tietävät, että varhainen keskustelu osoittaa välittämistä, ei puuttumista työntekijän henkilökohtaiseen elämään.

Puheeksiottamisessa auttaa organisaation varhaisen tuen malli, joka määrittelee selkeät toimintaohjeet ja kriteerit tilanteen arvioimiseksi:

• Milloin keskustelu on käytävä (esim. tietty määrä poissaoloja)
• Miten keskustelu dokumentoidaan
• Mitä tukitoimia on tarjolla
• Miten tilannetta seurataan

Luottamuksellisen keskustelun periaatteet ovat tärkeitä. Työntekijän pitää voida luottaa siihen, että keskustelu käydään rakentavassa hengessä ja että tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Oikea-aikainen puuttuminen on aina osoitus hyvästä johtamisesta.

Miten työkykyongelmista keskustellaan rakentavasti työntekijän kanssa?

Työkykyongelmista keskusteleminen vaatii esihenkilöltä herkkyyttä ja hyvää vuorovaikutusosaamista. Luottamuksellisen ilmapiirin luominen on ensisijaisen tärkeää. Keskustelulle on varattava riittävästi aikaa ja rauhallinen tila, jossa yksityisyys on turvattu.

Keskustelun aloittamisessa kannattaa välttää syyllistämistä tai olettamuksia. Sen sijaan lähesty asiaa konkreettisten havaintojen kautta:

• "Olen huomannut, että olet ollut viime aikoina tavallista hiljaisempi palavereissa..."
• "Minulle on tullut vaikutelma, että työtehtävien aloittaminen on ollut sinulle vaikeampaa kuin aiemmin..."
• "Haluaisin keskustella kanssasi, koska olen huomannut muutoksia työskentelyssäsi..."

Aktiivinen kuuntelu on esihenkilön tärkein työkalu näissä tilanteissa. Anna työntekijän kertoa oma näkemyksensä tilanteesta ilman keskeytyksiä. Osoita kiinnostusta ja empatiaa, mutta vältä liiallista tunteellisuutta tai työntekijän ongelmien ottamista omille harteillesi.

Ratkaisukeskeinen lähestymistapa pitää keskustelun rakentavana. Sen sijaan että keskityttäisiin vain ongelmiin, suuntaa keskustelu kohti mahdollisia ratkaisuja:

1. Mitkä asiat tukisivat työkykyäsi juuri nyt?
2. Miten voisimme yhdessä muokata työtäsi hetkellisesti?
3. Millaiset järjestelyt auttaisivat sinua jaksamaan paremmin?

Muista, että työkykyyn liittyvät keskustelut voivat olla työntekijälle emotionaalisesti haastavia. Ole valmis kohtaamaan myös tunteita ja pidä keskustelun sävy kannustavana ja tulevaisuuteen suuntaavana.

Mitä tukitoimia esihenkilö voi tarjota työkyvyn heikentyessä?

Työntekijän työkyvyn heikentyessä esihenkilöllä on käytössään monia käytännön tukitoimia. Työaikajoustot ovat usein ensimmäinen ja helpoin tukikeino. Näitä voivat olla esimerkiksi liukuvampi työaika, etätyömahdollisuudet tai väliaikainen osa-aikatyöhön siirtyminen osasairauspäivärahan avulla.

Työtehtävien muokkaaminen on toinen tehokas tapa tukea työntekijää. Tämä voi tarkoittaa:

• Työtehtävien tilapäistä keventämistä
• Vaativampien tehtävien siirtämistä toiselle työntekijälle väliaikaisesti
• Selkeämpien prioriteettien asettamista
• Työn tauotuksen suunnittelua yhdessä

Työterveyshuolto on esihenkilön tärkeä kumppani työkykyasioissa. Varhaisen tuen malliin kuuluu yleensä ohjaus työterveyshuoltoon, jos työkykyongelmat jatkuvat keskustelusta huolimatta. Työterveyshuollossa voidaan arvioida työntekijän tilannetta kokonaisvaltaisesti ja suunnitella tarvittavia tukitoimia.

Kuntoutuspolut ovat myös tärkeä osa tukijärjestelmää. Kelan tarjoamat kuntoutusmahdollisuudet, kuten ammatillinen kuntoutus, voivat olla ratkaisevia työkyvyn palauttamisessa. Esihenkilön tehtävä on tukea näiden prosessien käynnistämistä ja varmistaa, että työhön palaaminen kuntoutuksen jälkeen sujuu mahdollisimman hyvin.

Kuinka esihenkilö voi ennaltaehkäistä työkykyongelmia tiimissään?

Työkykyongelmien ennaltaehkäisy on parasta työkyvyn johtamista. Ennakoiva johtaminen säästää niin inhimillisiä kuin taloudellisiakin resursseja. Säännölliset kehityskeskustelut ovat esihenkilön perustyökaluja, joiden avulla voidaan tunnistaa kuormitustekijöitä ajoissa. Kehityskeskusteluissa kannattaa aina ottaa puheeksi myös jaksaminen ja hyvinvointi.

Työilmapiirin aktiivinen seuranta ja kehittäminen ovat keskeisiä ennaltaehkäisytoimia. Hyvinvointia tukeva ilmapiiri syntyy:

• Psykologisen turvallisuuden rakentamisesta
• Selkeistä pelisäännöistä ja niiden noudattamisesta
• Johdonmukaisesta ja oikeudenmukaisesta johtamisesta
• Toimivista vuorovaikutuskäytännöistä

Toimivat palautekäytännöt ovat osa työkykyongelmien ennaltaehkäisyä. Säännöllinen palaute auttaa työntekijää hahmottamaan oman työnsä merkityksen ja kehityskohteet. Palautetta tulisi antaa tasapainoisesti sekä onnistumisista että kehittämiskohteista.

Työkuorman säännöllinen seuranta ja resurssien riittävyyden varmistaminen kuuluvat esihenkilön perustehtäviin. Työn vaatimusten ja hallinnan tasapainosta huolehtiminen on keskeistä työhyvinvoinnin kannalta. Kun työn vaatimukset ovat suhteessa työntekijän osaamiseen ja resursseihin, työkykyriskit pienenevät merkittävästi.

Valmentavassa esihenkilötyössä tuemme esihenkilöitä tunnistamaan ja puuttumaan työkyvyn haasteisiin ajoissa. Yhteistyössä esihenkilöiden kanssa rakennamme yksilöllisiä toimintamalleja, jotka tukevat sekä esihenkilöä omassa työssään että auttavat koko työyhteisön hyvinvoinnin kehittämisessä. 

Herättikö blogi ajatuksia?
Haluaisitko jutella lisää juuri teidän tilanteesta?
👉 Lähetä meille viesti tai pyydä maksuton 30 minuutin sparri.