Miksi hyväkään suunnitelma ei takaa projektin onnistumista? Miten on mahdollista, että selkeätkin tavoitteet saatetaan ymmärtää eri tavoin? Entä miten vesimeloni ja psykologinen turvallisuus liittyvät asiaan?
Projektin johtaminen on tavoitteellisen kokonaisuuden suunnittelua, organisointia ja ohjaamista siten, että asetetut tavoitteet saavutetaan aikataulussa ja käytettävissä olevilla resursseilla. Myös projektipäällikön työssä ihmisten johtaminen on keskeistä. Projektipäällikön tehtävänä on mm. varmistaa yhteinen ymmärrys tavoitteista, tukea yhteisen tilannekuvan rakentumista ja huolehtia siitä, että tiimi pystyy työskentelemään tehokkaasti yhdessä.
Projektit harvemmin epäonnistuvat siksi, ettei hyviä suunnitelmia olisi tehty. Useimmiten tavoitteet, aikataulut, budjetit, vastuut ja riskit on määritelty. Silti matkan varrella alkaa näkyä haasteita: yhteistyö ei toimi, tieto ei kulje tai ihmiset alkavat tulkita tavoitteita eri tavoin. Projektin onnistumiseen vaikuttaakin oleellisesti se, miten ihmiset toimivat yhdessä projektin arjessa.
Yhteisen tekemisen kulttuuri rakentuu projektin ensimmäisistä kohtaamisista lähtien. Projektipäällikkö tekee kohtaamisia suunnitellessaan tärkeitä valintoja. Kutsuuko hän tiimin kuuntelemaan vai keskustelemaan. Käytetäänkö yhteistä aikaa paitsi asioihin, myös ihmisiin tutustumiseen. Haetaanko teknisempien periaatteiden rinnalla yhteistä ymmärrystä myös tiimityön pelisäännöistä. Jne.
Yhteisen ymmärryksen syntyminen edellyttää vuorovaikutusta ja yhteistyön rakentuminen yhdessä tekemistä. Osallistamiseen panostaminen alussa varmistaa, että kaikkien osaaminen tulee hyödynnettyä tavoitteiden täsmentämisessä ja suunnittelutyössä. Myös sitoutuminen vahvistuu, kun ihminen ymmärtää mitä ollaan tavoittelemassa, kokee sen merkitykselliseksi, pystyy vaikuttamaan sekä tunnistaa oman roolinsa ja työpanoksensa merkityksen kokonaisuuden kannalta. Samalla yhteiset työpajat vahvistavat ihmisten välisiä suhteita, mikä tukee luottamuksen ja psykologisen turvallisuuden rakentumista.
Psykologinen turvallisuus on edellytys paitsi avoimelle vuorovaikutukselle, myös luovuudelle ja yhdessä oppimiselle. Psykologisesti turvallisessa tiimissä uskalletaan olla eri mieltä, puhua idean raakileistakin, pyytää apua ja kertoa virheistä tai ongelmista.
Vesimeloni-ilmiöllä tarkoitetaan tilannetta, jossa raportit ja mittarit näyttävät vihreää, vaikka todellinen tilanne pinnan alla on punaisella. Toiminta näyttää menestyksekkäältä samaan aikaan, kun kuormitus kasvaa, laatu heikkenee tai ongelmat kasaantuvat arjessa. Ilmiö syntyy esimerkiksi silloin, kun mitataan helposti mitattavia asioita, jotka eivät kuitenkaan kuvaa onnistumisen kannalta tärkeimpiä tekijöitä. Ilmiö voi syntyä myös esimerkiksi silloin, kun psykologinen turvallisuus ei ole riittävää todellisesta tilanteesta ja ongelmista kertomiseen.
Ilman psykologista turvallisuutta kaikkia havaintoja ja huolia ei välttämättä nosteta esiin ajoissa. Ongelmat pääsevät paisumaan, vaikka ensimmäiset merkit olisi huomattu jo aiemmin. Taustalla voi olla epävarmuutta omasta tulkinnasta tai vaikkapa tunne siitä, ettei asiaa ole oikea hetki ottaa puheeksi.
Kun tiimissä on mahdollista sanoa ääneen keskeneräisiä ajatuksia, kysymyksiä ja huolia, myös ongelmiin pystytään reagoimaan aikaisemmin. Projektipäälliköltä tämä edellyttää herkkyyttä kiireenkin keskellä. Pysähdytkö kysymään ja kuuntelemaan ihmisten havaintoja ja näkemyksiä? Näetkö erilaiset näkökulmat mahdollisuuksina vai hidasteina? Miten suhtaudut virheisiin tai huonoihin uutisiin?
Turvallinen ilmapiiri rakentuu vähitellen arjen vuorovaikutuksessa. Siinä, miten ihmisten puheenvuoroihin reagoidaan, kuunnellaan ja annetaan erilaisille näkökulmille tilaa. Myös tapa kohdata epävarmuuksia vaikuttaa siihen, millainen toimintakulttuuri tiimiin muodostuu.
Jos kaipaatte tukea johtamisen tai henkilöstön kehittämisessä, tai haluat keskustella esimerkiksi ihmisten johtamisesta, osallistamisesta tai psykologisen turvallisuuden vahvistamisesta projekteissa, otathan yhteyttä. Me Novetoksella olemme valmiita auttamaan sinua ja organisaatiotasi menestymään.
Jos kaipaatte tukea johtamisen tai henkilöstön kehittämisessä, tai haluat lisätietoja Inhimillisesti jämäkkä johtaminen -valmennusohjelmasta, otathan yhteyttä. Me Novetoksella olemme valmiita auttamaan sinua ja organisaatiotasi menestymään.
Ota yhteyttä, niin aloitetaan yhdessä matka kohti kestävämpää työelämää.