Tietosuojaseloste

Verkkosivuillamme käytetään evästeitä (=cookies), jotka ovat yksilöllisiä kävijän laitteelle tallennettavia tunnisteita. Tunnistetta käytetään verkkosivuliikenteen seuraamiseen ja asiakasymmärryksen kehittämiseen. Tunnisteesta ei ole mahdollista päätellä kenenkään henkilön identiteettiä ellei henkilö itse luovuta omia tietojaan verkkosivuilla. Sinulla on aina mahdollisuus estää, hallinnoida sekä poistaa evästeitä selaimesi tai mobiililaitteesi asetuksien kautta.

Uuden EU-tietosuoja-asetuksen myötä jokaisen yksilön henkilötiedot ovat paremmin turvattuja ja pyrimme jo etupainotteisesti muuttamaan omia toimintatapojamme vastaamaan paremmin uusia asetuksia. Jos koet, että tietosi ovat väärin, haluat poistaa tietoja tai tarvitset apua näiden kanssa, ota yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön.

Tämä rekisteriseloste koskee kaikkia Novetoksen asiakkaita, verkkopalveluiden käyttäjiä, tapahtumaosallistujia ja muita henkilöitä, jotka ovat meidän kanssa tekemisissä. Tietojen keräyksen laajuus ja säilytys riippuvat suhteen syvyydestä ja tietojen säilytyksen perusedellytyksistä, joita ovat: lakisääteiset velvoitteet, elintärkeiden etujen suojaaminen, oikeutettu etu, sopimus ja suostumus.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä 6 periaatetta:

  1. Käsittelemme henkilötietoja aina lainmukaisesti ja noudatamme kohtuullisuutta ja läpinäkyvyyttä
  2. Sidomme henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn aina käyttötarkoitukseen
  3. Pyrimme keräämään vain tarpeelliset ja tarvittavat tiedot
  4. Tietojen käsittelyssä pyrimme noudattamaan oikeellisuutta ja täsmällisyyttä
  5. Säilytämme tietoja vain tarpeellisen ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan
  6. Käsittelemämme tiedot pyritään pitämään eheinä ja noudatamme ehdotonta luottamuksellisuutta

Työntekijöitä ja työnhakijoita koskevia tietoja käsittelemme pääasiassa vain henkilöstöhallintotarkoituksiin, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi avoimeen tehtävään.

Joitakin tietoja saatetaan siirtää EU-alueen ulkopuolelle asiakaspalvelun ja palveluiden tuottamisen varmistamiseksi. (kts. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle)

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta. Jos et halua, että käsittelemme tietojasi näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme ettet toimita meille tietojasi.

 

Rekisteriseloste Novetos Oy:n asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Novetos Oy (1081764-7)
Yhteystiedot: Keilaranta 1, Espoo, Finland
Puhelin: +358 9 682 9050

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Talous- ja hallintopäällikkö, Kaj Colliander, kaj.colliander@novetos.fi, +358 9 682 9050

3. Rekisterin nimi

Novetos Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
  • Asiakaskirjeet ja tiedotteet, ennakoida asiakastarpeita ja tuottaa relevanttia sisältöä
  • Asiakaskyselyt, asiakasinformaation kerääminen ja asiakasymmärryksen kehittäminen
  • Novetos Oy:n ja yhteistyökumppaneiden tarjoamien palvelujen toteuttaminen, myynti, hallinta, laskuttaminen ja tuotteiden/palveluiden markkinointi sekä palvelujen kehittäminen
  • Novetos Oy:llä ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltua käyttötarkoitusta varten (esim. suoramainonta, etämyynti, mielipide- ja markkinatutkimukset) henkilötietolain ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
  • Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoitukset.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia ja tarkoituksenmukaisia. Tällaisia tietoja ovat muun muassa:

  • Yhteystiedot: Yritysksen nimi, nimi, titteli ja osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • Asiakkaan antamat markkinointiluvat/kiellot sähköiseen suoramarkkinointiin, verkkosivukäynnit ja muut toimenpiteet verkkopalveluissa
  • Asiakkaan antamat profilointitiedot sekä asiakassuhdetta ja palvelujen käyttöä koskevat tiedot (esim. palautteet, sekä palveluiden hankintaan tai yrityksen strategiaan liittyvät tiedot)
  • Asiakkaaseen liittyvät muistiinpanot ja toimenpiteet

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan antamat tiedot ja palvelun yhteydessä muodostuneet tiedot. Asiakastietoa kerätään verkkosivuilla, tilaisuuksissa ja kontaktoinneilla. Asiakas voi myös itse liittyä rekisteriin verkkosivuilla tilaamalla uutiskirjeen tai lataamalla oppaan. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin asiakkaan käyttäessä palvelua.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Luovutamme tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin vain henkilötietolain 19§ mukaisesti. Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvipalveluista saattaa sijaita EU:n ulkopuolella, esim. kansainvälisten palveluntarjoajien palveluissa, kuten Microsoft Office 365 tai Google.

Joitakin tietoja säilytetään myös esimerkiksi HubSpot-järjestelmässä, jonka tietosuojatiedoista voit lukea lisää: http://legal.hubspot.com/data-privacy

Tietoja siirrettäessä EU:n ulkopuolelle pyrimme varmistamaan, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokantoihin pääseminen on rajattu vain välttämättömille henkilöille. Koneet pidetään vartioituina niin, ettei asiaankuulumattomilla henkilöillä tai tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

9. Rekisteröidyn oikeudet

  • Oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot
    • Henkilörekisteriin rekisteröidyllä on oikeus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot maksuttomasti enintään kerran vuodessa. Henkilön on todistettava henkilöllisyytensä luotettavasti.
    • Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle.
  • Oikeus korjata, täydentää ja pyytää rekisterinpitäjää poistamaan tiedot
    • Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä.
    • Korjaamispyyntö tulee osoittaa kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle.

Henkilötietoihin liittyvät pyynnöt voit lähettää helpoiten Henkilötietohin liittyvän pyyntölomakkeen kautta.

10. EU-tietosuoja-asetukseen liittyvät tiedot

Olemme tietoisia tulevasta tietosuoja-asetuksesta ja siihen liittyvistä muutoksista. Siirtymisaikaa on 25. toukokuuta 2018 asti ja siihen mennessä pyrimme muuttamaan toimintaamme niin, että vaatimukset täyttyvät. Voit lukea lisää osoitteesta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus/kysymyksiajavastauksia.html

Mikäli haluat tarkistaa sinusta kerätyt tiedot tai poistaa tiedot kaikista rekistereistämme, olethan yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

11. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuoja- ja rekisteriselosteeseen toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Tällaiset muutokset saattavat tulla ajankohtaisiksi muun muassa lainsäädännön muuttuessa tai toimintatapojemme tarkentuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.

Pyydämmekin sinua tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin, jotta tiedät kulloinkin voimassa olevat käytännöt.

 

Päivitetty 23.5.2018.