Johda positiiviiseen kierteeseen

Rautakirjaan kuuluvan R-kioskin pääkonttorissa Vantaan Koivuvaarassa on kesän jälkeen vielä rauhallinen ilmapiiri. Franchising-osaston leppoisa tunnelma on hämäävä – kahden viime vuoden aikana läpikäydyt muutoksen pyörteet eivät näy. Franchisingpäällikkö Tuuli Harju-Kivikoura myöntää, ettei positiiviseksi Kierteeksi ristitty ilmiö ole syntynyt itsestään, ja sen jatkuvan liikkeen varmistaminen on elintärkeää: ”Olemme Suomen suurin franchising-ketju. Olemme edelläkävijä monessa suhteessa alalla, ja haluamme sellaisena pysyäkin. Tämä vaatii meiltä jatkuvaa uudistumisen halua ja taitoa.”

”Kun tulin kaksi vuotta sitten taloon, peruskonseptimme olivat mallikkaita, mutta epäyhtenäisiä käytäntöjä oli paljon. Tämä oli vienyt avainhenkilöitä eri suuntiin ja toimintamallit vaihtelivat suuresti alueittain. Perusprosessit oli ensin saatettava kuntoon yhteiseksi pohjaksi. Heti tämän jälkeen oli tärkeää keskittyä hengen ja motivaation – positiivisen Kierteen – luomiseen”, Harju-Kivikoura korostaa.  

Reilusta 700 R-kioskista Rautakirja Oy vastaa itse noin 400 kioskin toiminnasta ympäri Suomea. Loput ovat franchise-periaatteella kauppiaiden hoidossa. Nämä franchising-kioskit on jaettu  kuuteen eri myyntialueeseen. Jokaisella myyntialueella on aluemyyntipäällikkö, joka tehtävänä on tukea ja sparrata kauppiaita myynnissä ja tuloksenteossa sekä varmistaa, että yhtenäistä konseptia noudatetaan kioskeissa ja asiakaspalvelussa. Yksi muutoksen kulmakivi olikin lisätä ”amppien” valmentavan johtamisen valmiuksia: kauppiaiden innostaminen oman työn johtamiseen ja tulosnälkään.

Muutos – uhasta innostumisen kierteeseen
Kaikki franchising-osaston työntekijät, jotka työskentelevät kauppiaiden kanssa osallistuivat valmennus- ja coaching-ohjelmaan, jota tukemaan liitettiin myös kioskikauppiaille suunnatut alueelliset valmennukset. Ulkoapäin tuleva muutos herättää ihmisissä usein vastustusta.  

Harju-Kivikoura myöntää, että alkua leimasivat tietyt haasteet: ”Osa avainhenkilöistä katsoi parhaaksi lähteä, kun muutoksen tuulet alkoivat puhaltaa. He oivalsivat, että puolittainen sitoutuminen ei toimi. Fraasit ”näin on aina tehty” ja ”tuota on yritetty ennenkin” tulivat myös tutuiksi. Tämä kuuluu asiaan, eikä sitä pidä hätkähtää.”  

Pikkuhiljaa yhteistä maaperää alkoi löytyä, ja tulokset osoittivat positiivista kasvua. Mutta miten ihmisiä motivoidaan muuttamaan juurtuneita toimintatapojaan? ”Korostimme heti alkuun pieniä onnistumisia, joita alkoi tulla eri puolelta kenttää. Teimme onnistumiset kaikille näkyväksi. Hyvät tulokset ruokkivat uusia onnistumisia ja innostumista.”  

”Kun ihmiset havaitsevat syyn, miksi jotain kannattaa tehdä ja mitä he itse hyötyvät, asenteet alkavat muuttua. Uskon olennaisten asioiden mittaamiseen. Se, mihin huomion suuntaa, vahvistuu.”  

Usko omaan orkesteriin
Harju-Kivikouralla on ollut selkeä usko ”tähän orkesteriin” heti alusta alkaen. ”Aloimme kiinnittää enemmän huomiota ihmisten vahvuuksiin ja hyödyntää niitä tiimissä. Jokainen saa välillä tehtäviä, jotka poikkeavat totutusta. Aluksi ihmiset ovat saattaneet olla epävarmoja kyvyistään, mutta lopulta tulokset ovat olleet hienoja. Myös konkareille avautuu mielekästä uutta, kun asioita tehdään uudella tavalla.”  

”Olen viestinyt ehdotonta uskoa jokaisen potentiaaliin. Käsittelemme avoimesti haasteita ja pohdimme ratkaisuja yhdessä. Tämä on vahvistanut keskinäistä luottamusta ja hyvää ilmapiiriä.”

Unohda Besserwisser-asenne
Franchisingpäällikkö tarttuu keskustelussammekin nopeatempoisesti olennaisuuksiin. Huumori ja räiskyvä nauru vuorottelevat terävästi kiteytettyjen mielipiteiden kanssa.  Hänessä löytyy toinenkin puoli – kuunteleva ja pohdiskeleva. Onko hän itse muuttunut Kierteen aikana?  

”En ole vieläkään valmentavan johtamisen huippu, mutta olen viime vuoden aikana omaksunut kuuntelevamman otteen. Ennen päätöksentekoa kysyn entistä useammin avainhenkilöiltä heidän ajatuksiaan ja koostan niistä yhteisen näkemyksen. Tämä on avannut oven erilaiseen kulttuuriin: nyt saan aiempaa enemmän ideoita ja palautetta. Oma besserwisser-asenne on pitänyt heittää sivuun ja asettua muiden asemaan. Kun pyrin enemmän oivalluttamaan, enkä yhtä herkästi tuputtamaan valmiita vaihtoehtoja, saan usein liudan ratkaisuehdotuksia jo ennen kuin ehdin kunnolla edes kysyä.”       

”Sparraava tapa on levinnyt tiimissä. Aiemmin ihmiset varjelivat osaamistaan tarkasti, nyt he jakavat mielellään vinkkejä ja ovat tukena toisilleen. Hyvien tulosten myötä jokainen on ymmärtänyt, että yhteinen tapa tehdä ja omien ajatusten jakaminen hyödyttävät lopulta myös itseä. Tekeminen on rohkeampaa ja päätöksiä uskalletaan tehdä itsenäisemmin - se on antanut minullekin aikaa keskittyä enemmän kokonaisuuksiin”, Harju-Kivikoura naurahtaa.

Vie ideat heti konkretiaan
Viisaus toteaa, että ainoa pysyvä asia on muutos. Harju-Kivikoura nyökkää: ”Hyvät toimintamallit muuttuvat lopulta huonoiksi, joten meidän tulee olla koko ajan hereillä siinä, miten voimme kehittyä. Käymme muutosehdotuksia läpi jokaisessa palaverissamme ja viemme ne heti konkretiaan - ohjeistuksiin, toimintatapoihin ja raportteihin.”  

”On tärkeää, että eri toimintomme, kuten rekrytointi, laskentapuoli, koulutus ja ampit löytävät koko ajan jouhevampia tapoja toimia yhdessä, jotta kokonaisprosessi palvelee kauppiasta ja viime kädessä asiakasta. Edelläkävijyys velvoittaa. Ja innostaa.” Kun päättelemme keskustelua, Gandhin sanat soivat jostain syystä mielessäni: ”Meidän itsemme on oltava se muutos, jota maailmalta haluamme. Tämä vaatii meiltä rohkeutta ja jääräpäisyyttä.”.  

Tuuli Harju-Kivikouran muutosjohtamisen askelmia:

• Johda muutos strategisen tahtotilan pohjalta. Päätä, mitkä ovat tärkeimmät asiat ja mihin tulee tarttua heti.
• Älä pyörrä päättämääsi tahtotilaa, vaikka jollekin se voi tuntua kipeältä. Ihmiset ovat usein epävarmoja muutoksessa. Esimiehen pitää olla päättäväinen ja hullun rohkea.
• Ota ihmiset, joita muutos koskee, heti mukaan konkreettista muutosta suunnittelemaan. Perustele, jotta ymmärrys tavoitteista ja hyödyistä kirkastuvat jokaiselle.
• Tue innostusta ja luo luottamuksellinen ilmapiiri. Ketään ei voi vetää väkisin perässä. Tiukka muutoksen seuraaminen ei kumoa rennon ilmapiirin tärkeyttä.
• Tee asia kerrallaan. Napakka, aikataulutettu projektiluontoinen työ kantaa parhaat hedelmät ja auttaa näkemään onnistumisia. Mittaa kutakin asiaa ja seuraa etenemistä tarkasti. Muista jatkuva palaute ja viestintä. Tartu seuraavaan asiaan vasta, kun edellinen on saatu kuntoon.
• Muista tasapuolisuus, toisen arvostaminen, tuloksellisuus, kehittyminen, innostuminen ja huumori.