Johtamisviestinnän neljä areenaa
Johtaminen on viestintää. Näin jyrkkään pelkistykseen voidaan kiteyttää johtamisen idea. Jos viestintä uupuu, johtamista ei tapahdu, sillä ihmiset eivät ole ajatustenlukijoita. Johtajan asema tai esimiehen toimenkuva ei vielä takaa, että johtamista tapahtuu, kirjoittaa Novetos Consulting Oy:n hallituksen puheenjohtaja Tapio Aaltonen.
Vuorovaikutus- ja viestintätaidoissa tullaan esimiestoiminnan ja johtajuuden pulmakohtaan. Varsinkaan suomalainen mies ei luonnostaan ole Kommunikaation Tonava, informaation vesimassoja kuljettava jättiuoma. Hän on pikemminkin lammikko, jossa vesi seisoo ja pysyy. Vaikkei meistä tulisikaan aallokkoisia Tonavia, pientä informaation virtaa johtajalta on lupa odottaa. Usein riittää, että pysähtyy, arvioi viestintäänsä ja muistaa muutaman perussäännön: viesti kaikkiin suuntiin, kerro, kuuntele, varmista viestin perillemeno, ole johdonmukainen ja muista, että viestintä on sekä sanoja että tekoja.
Esimiesviestinnän ulottuvuudet
Lähiviestinnän ulottuvuudet voidaan kätevästi kiteyttää kahteen ulottuvuuteen. Osa viestinnästä on suullista, osa kirjallista. Joskus viestintätapa on muodollinen ja suunniteltu, joskus taas spontaani ja improvisoitu.
Yksinkertaiset pikkuasiat on luontevaa viestiä vain yhtä kanavaa käyttäen. Useimmiten kannattaa käyttää useita viestintäreittejä. Palaveriajan- ja paikan ilmoittamiseen riittää ytimekäs sähköposti. Sen sijaan palaverissa käsiteltävää hankalaa asiaa kannattaa pohjustaa eri areenoilla. Johtamisen ulottuvuuksien risteyskohtiin rakentuu konkreettisia viestintäareenoita.
1 Neukkari eli neuvotteluhuone symboloi palavereja. Niiden merkitys korostuu vaiheissa, jolloin on varmistettava, että kaikki saavat samanaikaisesti tärkeän viestin. Palaveri toimii, kun on tarpeen luoda keskustelutilanne tai kysymys-vastaus –asetelma. Tämän areenan haasteena on, että kaikki eivät aina pääse osallistumaan silloin kuin pitäisi, varsinkaan jos palaveri joudutaan pitämään pikaisesti.
2 Dokkari eli dokumentti on muistiinpanojen ja kirjallisten yhteenvetojen areena. Esimerkiksi muutostilanteissa on hyödyllistä kirjata sovitut asiat. Kirjalliset tiedotteet tavoittavat useita henkilöitä melko samanaikaisesti. Haasteena on, että vivahteita ja tunteita on vaikea vangita tekstimuotoon. Sanamuotoja ja muotoiluja on syytä harkita tarkoin varsinkin viestittäessä asioita, joissa on paljon pelissä.
3 Tsätti eli pikaviesti on vallannut alaa. Joskus esimies saattaa kertoa lyhyen sähköpostin avulla hankalankin asian – ja sekaannus on valmis. Tekstiviestit ja lyhyet emailit ovat erinomainen apu, kun asiatieto on saatava nopeasti perille. Jos viesti on positiivinen ja kannustava, tämä viestintäkanava on turvallinen ja tehokas. Haasteena on tunnistaa, milloin tätä kanavaa ei kannata käyttää. Vaikutelmani on, että sitä käytetään joskus harkitsemattomasti ja turhan paljon.
4 Kuppila eli spontaani tapaaminen on kaiken muun viestinnän perusta. Käytävillä ja kahviautomaatin äärellä luodaan pohjaa yhteistyölle ja luottamukselle. Tärkeää asiaa viestittäessä ”ahaa-aukiot” ovat luontevia esimerkiksi, kun esimies haluaa testata ajatuksiaan niiden ollessa vielä iduillaan. Niissä syntyvät ja leviävät yhteisön tarinat. Joskus niissä tapahtuu kokemusten vaihtoa vilkkaammin kuin järjestetyillä areenoilla. Haasteena on, että tämän areena on huhujen synty- ja leviämispaikka. Varsinaisen asiaviestinnän pääareenaksi nämä kohtaamiset ovat liian sattumanvaraisia.
Harvoin riittää, että liikkuu vain yhdellä viestintäareenalla
Miksi sitten viestintä on näinkin moniulotteista? Se on sitä, koska ihmiset ovat monimutkaisia ja erilaisia. Jollekulle asia selviää lukemalla. Toinen omaksuu kuulemalla. Kolmannen ajatukset askartelevat omien murheiden parissa juuri tärkeän viestintäiskun aikana. Neljäs ymmärtää viestin eri tavalla kuin muut, koska hänellä on viestittävästä asiasta omia voimakkaita kokemuksia. Kaiken kukkuraksi tulee inhimillinen heikkous: kuulemme sitä, mitä haluamme kuulla.
Teksti: Tapio Aaltonen
Suuren organisaation esimiehet pohtivat muutosviestintäänsä näiden areenoiden avulla. He havaitsivat, että muutostilanteissa oli erityisen tärkeää hyödyntää kaikkia areenoita. Yksi sanoi kuuntelevansa alaisensa huolia ruokatunnilla. Tiiminvetäjä kertoi järjestäneensä useita palavereja, joissa keskusteltiin kyseisen muutoksen syistä ja seurauksista sekä purettiin tunteita. Tärkeimmät asiat kirjattiin, ja muistiinpanoihin palattiin myöhemmissä vaiheissa. Tekstiviestiä käytettiin, kun haluttiin muistuttaa tärkeän palaverin alkamisesta.