Documentuksen identiteetti kirkastui strategiaprosessissa
“Oman työn merkityksen tunne on vahvistunut ja henkilökuntamme on aiempaa sitoutuneempia työn tekemiseen,” Documentuksen toimitusjohtaja Otso Jukarainen kertoo. “Aiemmista toiminnan ongelmista on oikeasti opittu pois ja toiminnan muutokset ovat tulleet jäädäkseen.“
Documentuksen strategisen kehityshankkeen ensimmäisessä vaiheessa työstettiin omistajien kesken yrityksen strategisia linjauksia. Tehtiin reippaita valintoja. Fokusoinnin apuvälineenä käytettiin Documentuksen visiota. Kun strategia oli saatettu selkeään ja iskevään muotoon, siirryttiin hankkeen suurimpaan ja tärkeimpään vaiheeseen: henkilöstön oli pureksittava ja oivallettava strategian merkitys, sisältö ja seuraukset.
“Pedagogisena lähestymistapana käytimme kokemuksellista oppimista. Kaikki yhteinen työskentely toteutettiin toiminnallisin harjoittein ja niiden yhteisenä purkuna. Pääosa tapahtumista toteutettiin Rymättylän Herrankukkarossa. Vain pieni osa hankkeesta tapahtui luokkahuoneessa fläppien äärellä”, valmentaja Jari Salo kertoo.
Avaintekijöinä toimintakulttuuri ja historia
Lähtökohta henkilöstön työskentelylle ei ollut strategia sisältöineen, vaan Documentuksen toimintakulttuuri. "Millainen porukka me olemme? mikä on meille tyypillinen tapa toimia? Pian nousivatkin työyhteisön ominaispiirteet peilin eteen tarkasteltavaksi. Novetoksen valmentajat auttoivat meitä askel askeleelta näkemään pinttyneet tapamme", Jukarainen sanoo.
“Ryhmädynamiikan tutkimisessa käytimme apuna hiljaisuutta, asteittain vaativammiksi muuttuvia yhteispelin harjoituksia sekä roolien vaihtoja. Keskeinen käänne oli historian kuvaus. Harjoituksen tekeminen ja purku oli täynnä vahvoja tunteita ja oivalluksia eri vaiheissa mukaan tulleiden kokemuksista. Historiaharjoituksen jälkeen moni näki Documentuksen ja kollegansa eri valossa”, Salo kuvailee.
Hiljalleen strategia-sana alkoi elää varsin arkisena ajatuksena oman ja yhteisen työn ohjaamisena ja valintojen tekemisenä. Hankkeen loppupuoliskolla käsiteltiin omistajien ja johdon muotoilemaa strategiaa, purettiin auki strategian toteutumista itse kunkin omassa työssä ja myyntiryhmien työskentelyssä. Strategia pilkottiin konkreettisiksi toimenpiteiksi ja tehtäviksi, pohdittiin mahdollisia esteitä ja edistäviä tekijöitä sekä sovittiin käytännöllisiä pelisääntöjä, joiden avulla strategian mukainen toiminta onnistuu.
Luurikammosta oman työn merkityksen löytymiseen
Konkreettinen kehittämisen paikka oli myyjien päivittäisessä asiakaskohtaamisissa. Asetettuihin tavoitteisiin ei päästy. Ammattitaitoiset myyjät eivät saaneet itsestään riittävästi irti; yhteydenottoja asiakkaisiin ei ollut riittävästi. Myyjien “luurikammon” taustalla oli erilaisia syitä. Kukin innostuu, motivoituu ja sitoutuu hieman erilaisista asioista. Keino päästä tilanteessa eteenpäin löytyi yksilökohtaisiin syihin pureutumisesta.
Henkilökohtaiset coaching-keskustelut toimivat mainiosti työnteon ja kunnianhimon taustojen esiinnostamisessa. Hankkeen keskeinen tulos olivatkin henkilökohtaiset kehittymissuunnitelmat, jotka linkitettiin jatkumoksi toimitusjohtajan käymiin kehityskeskusteluihin. Jukarainen kertoo tyytyväisenä prosessin tuloksista. “Nyt myyjät ovat oikeasti läsnä. Samalla teknisellä suorituksella saavutetaan enemmän tuloksia ja parempaa palvelun laatua”.
"Meille yksi tärkeimmistä edellytyksistä valmennuskumppanin valinnassa oli valmentajien pitkäjänteinen sitoutuminen kehityshankkeeseemme. Nyt kun strategiaprosessi on tavoitteellisesti takana, oleellista on ollut tuen saaminen arjen haasteisiin ja kehitysinnon ylläpitämiseen, Jukarainen toteaa."
Teksti: Henna Tarjanne-Lekola
Documentus tarjoaa toimistotekniikan kokonaisratkaisuja. Vuonna 1991 perustettu yritys on erikoistunut toimistorutiinien kehittämiseen ja asiakirjojen tuottamisen ratkaisuihin. www.documentus.fi